Los servicios que pueden ofrecerse en una intranet son muy similares a los de Internet, pero con dos ventajas fundamentales: mayor seguridad, al tratarse de un entorno cerrado y de acceso restringido, y mayor velocidad, ya que no está supeditada al funcionamiento de la red Internet.

La intranet permite a una empresa:

1. Publicar y compartir información y documentación siempre actualizada: noticias de interés, normativas internas, protocolos de actuación, manuales de referencia, circulares...
2. Organizar sistemas de colaboración y flujos de trabajo: elaboración de proyectos y presupuestos, agendas de trabajo, gestión de documentos de producción...
3. Establecer canales de comunicación interna: boletines de información, mensajería, foros, sistemas de comunicación escrita en tiempo real...
   
4. Personalizar los contenidos a los que accede cada usuario en función de su perfil o puesto.

Las intranets (y extranets) están proporcionando a las empresas ventajas competitivas al facilitar el intercambio de conocimiento e información, optimizar procesos que con anterioridad eran lentos, integrar en unas pocas herramientas la gestión de documentos de formatos múltiples (Word, Excel, PowerPoint, planos, imágenes, PDF...) y permitir el acceso a recursos corporativos a usuarios con independencia de su localización geográfica.

Ello revierte en beneficios como la reducción de costes de impresión, reproducción y distribución de documentos, la agilización de la comunicación y la colaboración, el ahorro de tiempos y el incremento de la productividad.

Es mejor que el correo electrónico

Tal vez esté preguntándose por qué no basta con que el encargado del personal envíe el formulario correspondiente, o que en realidad es suficiente con hacer reuniones periódicas con los empleados y publicar ciertos temas en el tablón de anuncios que tienen en la oficina.

Ward explica que enviar por correo electrónico distintas versiones de un mismo documento o una misma presentación suele crear confusión y a veces también sobrecargar de información a los empleados.

Tomemos como ejemplo el mismo personal de ventas anteriormente mencionado. Al final se acordaron tres vías principales hacia un aumento de las ventas. Supongamos que están ahora en fase de preparación de una presentación de PowerPoint.

Tener a cinco personas colaborando al mismo tiempo en un mismo archivo de PowerPoint puede tener consecuencias desastrosas. Puedo oír los gritos: «¿Quién tiene la última versión?» «Andrés, me has dado mal las cifras, creía que eso estaba arreglado», etc.

Con una intranet, los empleados podrán trabajar en un archivo compartido y dispondrán de una ubicación central en la que consultar la versión más reciente.

Y también se ahorrará espacio en el servidor. Puede parecer secundario, pero que cada uno de los usuarios tenga en su equipo versiones de varios archivos puede llegar a ocupar mucho espacio que podría utilizarse para otra cosa.

EXTRANET

Se puede considerar un sitio extranet como un sitio intranet abierto a una selección de personas y organizaciones externas. Usted crea y administra el sitio, aunque permite que sus empleados, clientes importantes y socios vean la información que contiene e interactúen con esos datos. Con objeto de garantizar la seguridad, para obtener acceso al sitio se necesita un nombre de usuario y una contraseña válidos. También puede delimitar las áreas y los archivos a los que pueden tener acceso otros usuarios.

Cómo se utilizan los sitios extranet en las empresas
Las grandes compañías trabajan con extranets desde hace años. En el sector de los automóviles se utilizan mucho los sitios extranet para racionalizar los procesos de pedidos y avisar a los proveedores de los cambios en diseños y piezas. A su vez, los proveedores utilizan estos sitios para recibir propuestas, presentar ofertas, suministrar documentos e incluso procesar cobros.

Pero no es necesario trabajar en la industria automovilística para utilizar una extranet. Las pequeñas empresas también tienen clientes, proveedores y socios. Y no es extraño que utilicen sitios extranet para la colaboración con otras pequeñas empresas en determinados proyectos.

A continuación se ofrece más información que puede resultarle de utilidad para comprender mejor y dar los primeros pasos con una extranet.

Ventajas de un sitio extranet
Un sitio extranet puede ayudarle a ahorrar dinero y a reducir el tiempo de desarrollo, a ganar velocidad, a mejorar la relación con los clientes y a fomentar su fidelidad, sobre todo en el mercado de operaciones entre empresas. A continuación se explica de qué modo:

1. El ahorro puede incrementarse a través de una reducción del número de documentos en papel, de gastos de franqueo y de fotocopias, la eliminación de envíos urgentes, menos llamadas de larga distancia y una reducción de costes de viaje.

2. Se obtendrá una mayor productividad como consecuencia de la automatización de procesos que antes se realizaban manualmente y al evitar que se pierda información crítica en el correo postal o que pase desapercibida en una bandeja de entrada de correo electrónico.

3. Es posible acelerar las entregas y los intercambios, dado que en un sitio extranet se puede publicar información de todo tipo para un acceso inmediato, así como cambiar, modificar o actualizar rápidamente esa información.

4. Gracias a la disponibilidad de acceso al sitio a cualquier hora, los socios y clientes disfrutan de la flexibilidad de trabajar en el momento y el lugar más convenientes, y se elimina la necesidad de programar reuniones y llamadas telefónicas.

5. Las relaciones con los clientes mejoran, dado que las interacciones en línea ayudan a la personalización y a la consolidación de los vínculos con los clientes.

6. Los clientes tendrán facilidades para darle su opinión en los proyectos, lo que contribuirá a que sientan que se tienen en cuenta sus necesidades y puntos de vista.

¿Cuál es el lado malo?

Para que la intranet y extranet pueda ser utilizada por los empleados, necesitará que alguien desarrolle y mantenga al día su contenido. La idea es disponer de información continuamente actualizada. La forma en la que se deleguen estas tareas dependerá del tamaño de la empresa. Si sólo tiene diez empleados, una sola persona será suficiente para mantener al día la información.

Si la empresa es más grande, probablemente le interese repartir las actualizaciones del contenido por departamentos. Sea cual sea el tamaño, tendrá que contabilizar el tiempo de mantenimiento dentro del programa de tareas del empleado en cuestión. Y recuerde que estamos hablando de equipos informáticos, es decir, las cosas no siempre van como la seda.

Otro factor que hay que tener en cuenta es el tiempo que tardarán los empleados en aprender a usar la intranet. Puede que incluso tenga que dedicar algunas horas a convencer a los más veteranos de sus ventajas. Una vez el sistema esté en marcha y todos lo entiendan, su rentabilidad será realmente significativa.